The Handbook on Socially Interactive Agents
20 Years of Research on Embodied Conversational Agents, Intelligent Virtual Agents, and Social Robotics

Privacy Policy

Preamble

With the following privacy policy we would like to inform you which types of your personal data (hereinafter also abbreviated as "data") we process for which purposes and in which scope. The privacy statement applies to all processing of personal data carried out by us, both in the context of providing our services and in particular on our websites, in mobile applications and within external online presences, such as our social media profiles (hereinafter collectively referred to as "online services").

The terms used are not gender-specific.


Last Update: 11. October 2021


Prof. Dr. Birgit Lugrin

Medieninformatik / Informatik 9

Universität Würzburg

Am Hubland (Campus Süd)

D-97074 Würzburg, Germany

 birgit.lugrin@uni-wuerzburg.de.


Overview of processing operations

The following list summarises the types of data processed, the purposes for which they are processed and the concerned data subjects.

Categories of Processed Data

  • Content data (e.g. text input, photographs, videos).
  • Contact data (e.g. e-mail, telephone numbers).
  • Meta/communication data (e.g. device information, IP addresses).
  • Usage data (e.g. websites visited, interest in content, access times).

Categories of Data Subjects

  • Communication partner (Recipients of e-mails, letters, etc.).
  • Users (e.g. website visitors, users of online services).

Purposes of Processing

  • Provision of our online services and usability.
    • Feedback (e.g. collecting feedback via online form).
    • Contact requests and communication.


    Relevant legal basis

    The following is an overview of the legal basis of the GDPR on the basis of which we process personal data. Please note that in addition to the provisions of the GDPR, national data protection regulations may apply in your or our country of residence or domicile.

    • Consent (Article 6 (1) (a) GDPR) - The data subject has given consent to the processing of his or her personal data for one or more specific purposes.
    • Legitimate Interests (Article 6 (1) (f) GDPR) - Processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data.

    National data protection regulations in Germany: In addition to the data protection regulations of the General Data Protection Regulation, national regulations on data protection apply in Germany. These include, in particular, the Act on Protection against Misuse of Personal Data in Data Processing (Federal Data Protection Act - BDSG). In particular, the BDSG contains special regulations on the right to information, the right to erasure, the right to object, the processing of special categories of personal data, processing for other purposes and transmission, as well as automated decision-making in individual cases, including profiling. Furthermore, it regulates data processing for employment purposes (Section 26 BDSG), in particular with regard to the establishment, implementation or termination of employment relationships as well as the consent of employees. Furthermore, state data protection laws of the individual federal states may apply.


    Provision of the online service and web hosting

    In order to provide our online offer securely and efficiently, we use the services of one or more web hosting providers from whose servers (or servers managed by them) the online offer can be accessed. For these purposes, we may use infrastructure and platform services, computing capacity, storage space and database services, as well as security services and technical maintenance services.

    The data processed as part of the provision of the hosting offer may include all information relating to the users of our online offer, which is generated as part of the use and communication. This regularly includes the IP address, which is necessary to deliver the contents of online offers to browsers, and all entries made within our online offer or from websites.

    Collection of access data and log files: We ourselves (or our web hosting provider) collect data on each access to the server (so-called server log files). The server log files may include the address and name of the web pages and files accessed, the date and time of access, the volume of data transferred, downloaded datat, notification of successful access, browser type and version, the user's operating system, referrer URL (the previously visited page) and, as a rule, IP addresses and the requesting provider.

    The server log files may be used on the one hand for security purposes, e.g., to prevent server overload (especially in the event of abusive attacks, so-called DDoS attacks) and on the other hand, to ensure the utilization of the servers and their stability.

    Services used and service providers:

    STRATO: services in the field of provision of information technology infrastructure and related services (e.g. storage space and/or computing capacities); service provider: STRATO AG, Pascalstraße 10,10587 Berlin, Germany; website: https://www.strato.de; privacy policy: https://www.strato.de/datenschutz; order processing agreement: concluded with provider.


    Definitions

    This section provides you with an overview of the terms used in this privacy policy. Many of the terms are taken from the law and defined primarily in Art. 4 of the GDPR. The legal definitions are binding. The following explanations, on the other hand, are primarily intended to aid understanding. The terms are sorted alphabetically.

    • Controller: "Controller" means the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data.
    • Personal Data: "personal data" means any information relating to an identified or identifiable natural person ("data subject"); an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
    • Processing: The term "processing" covers a wide range and practically every handling of data, be it collection, evaluation, storage, transmission or erasure.

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    Legal Disclosure

    Angaben gemäß § 5 TMG


    Prof. Dr. Birgit Lugrin

    Medieninformatik / Informatik 9

    Universität Würzburg

    Am Hubland (Campus Süd)

    D-97074 Würzburg, Germany


    Kontakt:

    Telefon: +49 931 31-84602

    E-Mail: birgit.lugrin@uni-wuerzburg.de


    Verantwortlich für den Inhalt nach § 55 Abs. 2 RStV:

    Prof. Dr. Birgit Lugrin

    Medieninformatik / Informatik 9

    Universität Würzburg

    Am Hubland (Campus Süd)

    D-97074 Würzburg, Germany


    Haftungsausschluss:

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